Как онлайн срещите намаляват ефективността на работата

Пандемията направи норма работните срещи в онлайн среда. Според проучване на Wainhouse Research в момента 57% от компаниите използват zoom, при 30% преди пандемията. През октомври 2020 Microsoft teams е имал 115 милиона потребители на ден, като 50% от тях са се появили в последните 6 месеца. В същото време според проучване на Microsoft 60% от хората казват, че се чувстват отчуждени от колегите си когато работят от вкъщи.

Ситуацията наложи промяната от присъствени към виртуални срещи много бързо и без никаква подготовка. Това налага анализ на вече създадена реалност на срещи онлайн, в която трябва да се намерят механизми за оптимални резултати.

Срещите за седмични отчети и дискусии на текущи задачи минават напълно безпроблемно, защото на тях говори само един човек, останалите слушат. Не е така обаче при колективни срещи за решаване на даден проблем, за намиране на колективно решение, измисляне на идея, когато се иска интензивно взаимодействие. При физическите срещи има много знаци, включително невербални, по които хората се ориентират, но такива липсват във виртуална среда. Това създава тревожност у всички участници и води до незадоволителни резултати и по-лоши решения, отколкото може да се очаква.

Работата от дистанция изглежда ще остане трайна промяна за много служители дори и след пандемията, включително и в България. Според проучване на Българската стопанска камара (БСК) в партньорство с Българската асоциация за управление на хора (БАУХ) от април 2021 година 55% от компаниите в България работят в режим на дистанционна работа, 89% в хибриден модел и най-важното е, че 50% възнамеряват да запазят този начин на работа. Затова е толкова важно да се изследват всички аспекти на виртуалните срещи и да се имат предвид потенциалните негативи, които те съдържат, както и начините за тяхното преодоляване.

Предварителни разговори – При работата в офиса срещите по коридорите или до кафе машината са среда за създаване на контакти и размяна на първоначални идеи. При виртуалните срещи предварителните разговори са нужни, за да заместят тези неформални срещи и да дадат някаква яснота кои членове на екипа с какви настроения и идеи влизат в срещата. Проучване на MIT установява, че служителите, работещи в близост един до друг или на един етаж, много по-лесно създават екип и работят заедно. Във виртуална среда хората влизат напълно неподготвени и трябва повече време за синхронизация. Важно е да се изпрати предварително дневен ред и всякакви релевантни материали. Да е абсолютно ясно каква е целта на срещата и какво се очаква от участниците. Да се има предвид, че участниците се чувстват пасивна страна в срещата и затова приемат лично критиките и са по-склонни да се отдръпнат от дискусия. Винаги да се завършва с позитивен тон, независимо дали реално има добри резултати.

Технически проблеми – Различните видове технически проблеми и разсейващи фактори пречат за доброто преживяване в дигиталните платформи. Проучване на университета в Санта Барбара установява, че забавяне от милисекунди при разговор води до нарушаване на нормалното протичане на разговора и потенциално изкривяване на смисъла на чутото. При срещите на живо моментите на мълчание са нормални, а при онлайн връзката те се свързват с проблем в комуникацията и напрягат участниците. Това може да доведе и до негативни усещания и подозрителност между участниците в срещата, като проучванията показват, че за по-дълги периоди на мълчание се натрупват повече негативни усещания. Много важно е да се дава думата на всеки участник, така че всеки да бъде изслушан с еднакво внимание, като моментите на мълчание и размисъл да са неразделна част от срещите. Безспорно има много фактори на човешкото присъствие, които не могат да се предадат във виртуалното пространство (засега) – жестове, стойката на тялото, дишането, присъствието на друг човек наблизо. Виртуалните срещи са присъствие на няколко души в състояние на отсъствие, според парадоксалното определение на професор Джанпиеро Петриели. Това ненормално за хората състояние ги напряга и изморява много по-бързо от физическите срещи. В някаква степен помага ако в обхвата на камерата е не само лицето, а горната част на тялото и лицето е добре осветено.

Разсейващи фактори – по време на виртуалните срещи има много странични фактори, които разсейват участниците – месинджъри, работни документи на дисплея пред тях, телефон, новини в стаята и много офлайн фактори в дома, които иначе не съществуват. Хората смятат, че мултитаскингът им помага да свършат повече работа, но според проучвания той снижава производителността с до 40%. Разсейващ фактор е и това, че непрекъснато виждаме лицето си на екрана пред нас, както и различните образи от къщите на колегите си, което не е обичайно в ежедневието. Особено важна е пълната концентрация на онлайн срещите, когато и без това има достатъчно негативни фактори. Добре е при онлайн срещи да бъдат помолени участниците да изключат нотификациите на компютрите си, да имат еднакъв бекграунд и да не виждат себе си на екрана пред тях.

Занижено критическо мислене – В онлайн среда конфликтите стават явни със закъснение и това ги прави по-трудни за решаване. Едната причина за това е, че съпътстващите разговори на ежедневни теми са по-трудни или невъзможни, а именно те „заглаждат“ ефекта при критика или конфликт. Във виртуална среда хората приемат конфликтите лично, защото се чувстват несигурни в мотивите на другия, а понякога не го виждат, за да му имат достатъчно доверие.

Негативно влияние върху хората – почти всички типове хора не се влияят добре от виртуалните срещи. За интровертите и по-притеснителните хора натискът да са активни онлайн ги стресира допълнително, защото те обикновено имат нужда от време, за да обмислят идеите си. Екстровертите пък приемат мълчанията като неодобрение или липса на опит и идеи и не правят опит да въвлекат интровертните си колеги в разговора.

Дефинирането на проблемите при виртуални срещи помага при намиране на решения и поведенчески подходи, които да приближат максимално тези разговори до срещите на живо. Засега това е предизвикателство, с което поведенческата психология продължава да се бори.