Home office – сбъдната мечта или начало на нови проблеми

Когато в началото на годината списание WIRED публикува годишния си сборник с прогнози за света - The World in 2020 - едва ли предполага, че броени седмици по-късно някои от прогнозите ще изглеждат напълно неадекватни, а други ще се сбъднат мълниеносно. Сред последните е и предсказанието на Рори Съдърланд – вицепрезидент на Огилви UK, който прогнозира постепенното въвеждане на гъвкаво работно време и изместване на част от задълженията от офиса вкъщи. Предсказанието на Рори е, че работните дни в офиса ще намалеят от пет на четири седмично, но три месеца по-късно присъствените дни в офиса са сведени до нула. Това изведнъж поставя рекламната индустрия, наред с много други различни бизнеси, пред неочаквани предизвикателства. Всъщност се оказва, че дистанционната работа не е непознат феномен за рекламните агенции по света, но сегашната ситуация само обостря споровете по темата. Ето основните тези:

- Офисът е визитната картичка на агенцията – Ефектна снимка на екипа, билярдна маса или джага, тухлена стена, футуристичен шик отдавна са стандарт за сайтовете на повечето творчески агенции. За рекламистите - криейтиви, копирайтъри и акаунти офисът е мястото, където се създават кампаниите. За мениджмънта на агенциите това е бетонен паметник на тяхната бизнес култура. Поставени три месеца в условия на карантина агенциите видяха, че краят на света не е дошъл и бизнесът не е спрял. Наложи се да преосмислят начина, по който работят, но екипите на агенциите продължиха да предоставят реклами на най-големите марки в света, а конкурсите се провеждаха в зуум.

- Виртуалните агенции не са нищо ново - Виртуални „фул сървиз“ агенции и дигитални творчески колективи съществуват в индустрията от десетилетие. Играчи като OGMOG (виртуална дизайнерска фирма от САЩ) и Frontroom (с клиенти като Клиник и Нинтендо) се изправят срещу класическите офисни агенции още преди пандемията. Платформи, които свързват фрилансъри и цели екипи с рекламодатели като working not working (САЩ), the freelance collective (Австралия), the dots (UK), също нарастват устойчиво отпреди карантината. Въпросът е, че никоя от тези агенции не е успяла да стане известна преди карантината и не е ясно дали това ще се промени точно сега.

- Накъде без дивана в ъгъла - За Хелън Джеймс, директор в Crispin Poter Bogusky London, насочването на индустрията към виртуалното е принудително. Гласовете в индустрията се надигат с опасения, че качеството на творческите продукти е застрашено ако копирайтъри, дизайнери, планьори, акаунти и други членове на екипите не могат физически да се събират. Творческите екипи в самата си природа зависят от взаимодействията между индивидите, от възможността да генерират много идеи, да се цензурират един друг, обикновено скупчени на някой диван в ъгъла. Този необходим елемент на заедност никога не може да е напълно виртуалаен, във виртуалния свят няма творчески сблъсъци, които да водят до прозрения и брилянтни идеи.

- Бъдещето на хибридния модел - как би изглеждала идеалната виртуална агенция според Хелън Джеймс : ще бъде полу-виртуална, базирана на опита от пандемията и възприетия нов начин на работа – офис хъб с дежурни служители и само няколко дни в седмицата или месеца когато всички присъстват. В останалото време хората могат да работят гъвкаво, често и дистанционно, използвайки мощта на технологиите, за да се свързват един с друг и с клиентите. Тя отбелязва, че възможността за дистанционни служители позволява на агенцията да наема хора изцяло на основание на опита и възможностите им, без значение на местожителството, с възможност и желание за пътуване само за седмични или месечни срещи. Намаляването на офисните разходи може да се използва за субсидирането или пълното покриване на такива пътувания.

- Защитниците на home office - Уейн Дикин, творчески директор в Huge настоява, че културата на агенцията не е в стените на офиса и готините неща, закачени по тях. Културата е набор от споделени ценности и обща визия. Тя е нещо, което чувстваш дълбоко в себе си и демонстрираш в подхода и работата си. Има и много по-интересни решения - например как звучи това име на виртуална агенция – You are on Mute. Идеята зад нея е еднакво екстравагантна - никога да няма повече от двама човека, които да изглеждат и звучат еднакво, работещи по даден бриф. Срещите да са в близкия парк, а ценностите на бранда и неговите правилни расови и джендър политики да са условие за участие в конкурс. Работната седмица да е четиридневна и никой документ да не е повече от 12 страници. Този модел, разбира се, не носи много пари, но осигурява чиста съвест и спокоен сън. Може би това е достатъчно в "новото нормално".

Как изглеждат нещата в родна перспектива. Според проучване, проведено през май месец в България, 41% от хората работят от вкъщи (данни на Zaplatomer.bg и Paylab.com). Проучването е направено преди края на извънредното положение, но много компании запазиха за по-дълго възможността служителите им изцяло или частично да работят от вкъщи. По данни на Gallup от първата седмица на юли, 47% от българите казват, че нямат против да работят от къщи по-често.

Какви са предимствата и недостатъците на home office или домашния офис – след няколко месеца работа в такъв режим вече се появиха и първите изследвания по въпроса. Майкрософт публикува в Harvard Business Review резултатите от анализ, направен сред служителите работещи вкъщи. Техните нива на заетост, работна активност, календари, кореспонденция и други данни са сравнени със същите показатели от предишни периоди. Освен това анализаторите са провели срещи и разговори с част от служителите, за да установят как се чувстват и какви са впечатленията им от промяната. Ето какви са основните промени, видими при работа от вкъщи:

- По-дълги работни дни – служителите вмъкват в работния си ден малки отрязъци от време за лични задачи като занимание с децата, разхождане на домашния любимец, кратка разходка на чист въздух. Това ги принуждава да работят по-дълго, като работният им ден се увеличава средно с четири часа на седмица.

- Работа в късните часове – в графика на много от служителите се появяват „нощни смени“, за да се навакса пропуснатото през деня. Часовете работа след 6 следобед до полунощ се увеличават с 52%.

- Работни уикенди – служители, които преди стриктно са разделяли уикенда от работните дни, сега започват да работят и в дните, отделени за почивка.

- Повече работни срещи – средната продължителност на срещите е нараснала с 10%, но не за сметка на продължителност, а като количество – колегите компенсират неформалното общуване в офиса чрез онлайн срещи, макар и кратки по време. 22% повече са срещите, продължаващи по-малко от половин час.

Анализът на Майкрософт включва и наблюдения от Китай, където офисът им постепенно се връща към нормална работа, но някои от навиците от карантината остават, като например повече общуване през месинджъри вместо лице в лице и по-дълга работна седмица.

Как изглеждат тези наблюдения от гледна точка на Рори Съдърланд и неговата прогноза, за която стана въпрос в началото. От една страна имаме огромен технологичен напредък – ако преди три-четири десетилетия работата в офис е означавала седене на бюро – най-малкото защото телефоните са били стационарни, както и копирните машини и така нататък, то сега на практика всяка дейност в рекламния бизнес, за който говори Рори, може да се извършва вкъщи. Това неминуемо заплашва личния живот, защото работата у дома започва да го превзема все повече, но също така води до липса на концентрация и раздвояване на вниманието а от там – до ниска продуктивност. Съветът на Рори е да се поставят ясни граници и да се фокусира вниманието само върху една дейност в строго определено време – видео конференции само в понеделник и петък, проверка на мейлите сутрин и следобед и т.н. Технологиите са се променили, но хората – не. За тях все още най-важно остава общуването. Затова – съветва Рори – когато стигнете до офиса, колкото и малко дни да са това – не сядайте пред екрана, а общувайте. Офисът е създаден за това и все още никоя технология не може да замести живото общуване.