Компаниите харчат за AI и продължават да губят по 26% от работното си време

Всяка компания вече е купила AI. Малцина обаче са спрели да проверят колко от реалната работа всъщност минава през него. Нов доклад на платформата за автоматизация Ace Workflow — The State of Work, публикуван през август 2026 г. — измества фокуса от инструментите към самата работа и стига до неудобен извод: близо четвърт от работното време в компаниите се губи не заради бавен софтуер, а заради прехвърлянето на работа между отделните платформи.

Ace Workflow е тригодишна компания на основателя Тим Роджърс, който я създава след закриването на дигиталната агенция Rehab, работила с клиенти като Google и Nike — идеята идва, докато екипът разработва безкодови работни процеси, способни да свършат за седмица задача, отнемаща на инженерни екипи три месеца. Днес компанията предлага платформата Ace Work, при която AI агенти интервюират непрекъснато служителите на клиента и сравняват резултатите с базата от 128 изследвани компании, за да изгради диагностика и автоматизации в рамките на съществуващия му набор от инструменти. По данни на компанията, резултатите вече включват ускорена верификационна система за Airbnb, ръст от 300% на кандидатурите за Tishman Speyer и 15 спестени работни дни седмично за холивудската агенция Maximum Effort.

Методологията на самия доклад е рядко срещана за подобен тип изследвания — не е анкета, а директно засичане на реални работни процеси. Ace Workflow изследва 128 компании в девет сектора, като най-голям дял заема Media & Marketing — 27% от извадката, или 216 документирани процеса, следван от Finance с 19%. При 14 от компаниите изследването документира стъпка по стъпка 337 процеса, а при шест компании отива още по-далеч — засича времетраенето на всяка отделна стъпка от 187 процеса, обхващащи общо 2546 часа седмична работа. Данните са анонимизирани и агрегирани, декларира компанията, а никой публикуван показател не описва група от по-малко от три компании.

Централното число в доклада е 26% — толкова от изследваното работно време компаниите биха могли да спестят, ако оправят проблемните процеси. Това е консервативна оценка: авторите на доклада не приемат, че всяка автоматизация ще проработи изцяло, затова коригират цифрата надолу спрямо реалистичното ниво, до което служителите биха приели новия начин на работа, и спрямо времето, нужно да свикнат с него. Преди тази корекция суровата цифра е 36%. При три от шестте засечени компании потенциалът за спестено време остава под 25%, а при другите три достига между 25 и 50% от общата им натовареност. Различни индустрии, различни мащаби на бизнеса — една и съща загуба на време.

Времето, което може да бъде спестено, не е разпръснато равномерно. Най-натоварените 10% от процесите поемат 63% от него, а само 5% от процесите — 45%. Компаниите не се нуждаят от тотална автоматизация, а от точно определяне на около 19 процеса, които наистина си заслужават поправка. Същевременно 13,4% от засечените процеси отнемат под час седмично — твърде малко, за да оправдаят класически автоматизационен проект, затова остават ръчни завинаги.

Най-показателната находка засяга самия AI. Седем компании от документираната група вече са внедрили изкуствен интелект, а той присъства в 34 от техните процеси — процеси, които въпреки това си остават изцяло ръчни. Както обобщава Роджърс, загубата на време се крие именно в прехвърлянето на работа между приложения, докато служителите, затрупани с инструменти, се опитват да вършат повече с по-малко — и печалбата от AI идва не от по-бързото изпълнение на задачи, а от премахването на точно това разхищение. 99% от всички засечени стъпки в процесите се изпълняват ръчно. Медианната компания от засечената група работи с 52 различни платформи, докато среден процес пресича само 2,9 от тях. Близо половината (48,9%) от всяко прехвърляне на работа между стъпки представлява буквално пренасяне от човек — от една програма в друга, а електронните таблици участват в 32% от тях.

Затова и когато служителите описват какво не им достига, оплакванията им не са за скорост, а за видимост — в съотношение 4,5 към 1. Хората не казват, че работата им е бавна. Казват, че не могат да проследят на какъв етап се намира дадена задача — кой я е актуализирал последно, коя е последната версия на файла, кой чака одобрение от кого.

Докладът очертава пет типа работа, при които времето се губи почти навсякъде: отчитане (при всичките шест засечени компании), онбординг, фактуриране, одобрения и поддръжка на CRM бази — всяко от последните четири присъства в пет от шестте компании. При финансовите отдели делът на спестимото време стига 44% — най-високият сред всички измерени функции.

Сметката в края на доклада показва каква е цената на всичко изброено дотук. При средната засечена компания служителите работят общо 424 часа седмично. От тях 26% — тоест 110 часа всяка седмица — биха могли да отпаднат, ако прехвърлянето на работа между инструментите бъде опростено: ако ръчното пренасяне на данни между таблици, търсенето на последната версия на документ и чакането на одобрения бъдат автоматизирани или обединени в единен процес. На годишна база това прави 5075 часа спестена работа. При ставка от 100 долара на час и 46-седмична работна година, сумата достига 510 000 долара — годишната цена, която само една средна компания плаща за това, че работата ѝ минава ръчно между инструменти, вместо да тече свързано между тях.

Инвестицията в поредния AI инструмент без преглед на процесите между тях носи риск да добави поредния инструмент към арсенала, вместо да го опрости.